Postfachanlagen

Postfachanlagen sind von den nationalen Postunternehmen bekannt, wo jedermann ein Postfach mieten kann. Es gibt sie aber auch als technische Verteilzentren für Unternehmen, um die Hauspost effizient zuzustellen.

Quelle: https://upload.wikimedia.org

Postfachanlagen für Unternehmen
Unternehmen nutzen für die interne Postverteilung moderne Postfachanlagen. Diese werden oft zentral an der Rezeption oder bei sehr großen Firmen auch auf jeder Etage gesondert aufgestellt. Die Berechtigten haben jederzeit Zugang zu den enthaltenen Briefen und Akten. Gesichert werden diese Anlagen mit Schlüsseln oder elektronischen Schließsystemen, welche die größtmögliche Vertraulichkeit und die Sicherheit vor unbefugten Zugriffen garantieren. Die Hersteller liefern solche Anlagen als Module für erweiterbare Systeme oder nach Maß für ein bestimmtes unternehmen. Sie sind einfach zu bewirtschaften und fügen sich gestalterisch in die jeweilige Umgebung ein.

Mehrwert durch Fächer mit Reservationssystem
Die Fachanlagen können in der Art von Garderobenschränken aufgestellt und mit einem Reservationssystem ausgestattet werden. Dieses System ermöglicht die fristgerechte Nutzung. Das nutzen Firmen, die beispielsweise einen Autoschlüssel in der Anlage aufbewahren, den ein Kollege nur an einem bestimmten Tag erhalten soll. Wenn die Frist verstrichen ist, hat der ansonsten Berechtigte keinen Zugang mehr, weil sich wahrscheinlich die Dienstpläne geändert haben.

Postfachanlagen als Leitzentralen der Kommunikation
Ein kluges Management der Anlagen für die Postverteilung macht diese zu Kommunikationszentralen. So eine Schaltstelle funktioniert perfekt, wenn das interne Postmanagement optimal organisiert ist. Dadurch ergeben sich vernünftige Abläufe und kurze Wege sowie funktionelle Einrichtungen, mit denen die Post effizient und fristgerecht zu den Empfängern gelangt. Davon unbenommen kann natürlich die Post auch zentral registriert und anschließend den Zugriffsberechtigten elektronisch zugestellt werden. So eine digitale Poststelle optimiert die Kommunikationsprozesse noch mehr. Sie setzt mindestens einen Scanning-Arbeitsplatz voraus, an welchem die Post eingescannt und dann elektronisch verteilt wird. Unternehmen, die sich für diese IT-Lösung entscheiden, müssen mit einer gewissen Übergangsphase zur digitalen Post rechnen.

Die Einrichtung von Postfachanlagen
Wer so eine Anlage einrichten lässt, sollte sich vom Lieferunternehmen eine Ist-Analyse erstellen lassen. Es folgt ein Organisationsplan mit der Ausarbeitung der nötigen Infrastruktur der Anlage inklusive aller elektronischen Hilfsmittel. Jedes größere Unternehmen hat in der Regel einen Mailroom-Verantwortlichen, der an der Planung beteiligt wird. Eine Poststelle sollte systematisch so organisiert werden, dass anschließend klar definierte Prozesse ablaufen. Es gehört auch die (Neu-)Einrichtung eines Mailrooms mit Funktionsmöbeln dazu, denn die Verteilung beziehungsweise das Einscannen von Post stellt an die Büromöbel erhöhte ergonomische Anforderungen. Die robusten Funktionsmöbel sind Arbeitstheken, spezielle Schreibtische, Sortieranlagen und Schränke, die für schnelle Abläufe sorgen. Systemmobiliar dieser Art folgt dem modularen Prinzip und lässt sich damit an erweiterte Anforderungen anpassen. Zu überlegen sind in diesem Kontext auch die geforderten Sicherheitsstufen und die Administration des Zugriffs auf die Anlagen, da sich die Sicherheitsbedürfnisse einzelner Unternehmen und Abteilungen voneinander unterscheiden.